Quản lý thời gian với 3 quy luật bạn không nên bỏ qua

“If time be of all things the most precious, wasting time must be the greatest prodigality” (Nếu thời gian là thứ đáng giá nhất, phí phạm thời gian hẳn sẽ là sự lãng phí ngông cuồng nhất) – Một câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin.
Mỗi giây trôi qua bạn đều không thể lấy lại được, vì thế bạn nên học cách lập mục tiêu để quản lý thời gian hiệu quả nhất.

Mục lục hiện

Chia sẻ ngay

Shares

Quản lý thời gian không tốt khiến bạn khó thoát khỏi những guồng quay của công việc. Và bỏ lỡ nhiều trải nghiệm ý nghĩa trong cuộc sống. Vì thế, chúng ta cần cải thiện từ những bước đi nhỏ nhất qua các hành động cụ thể. 

Nếu làm được như vậy bạn mới có sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Hãy cùng Sau Giờ Hành Chính khám phá 5 bước giúp bạn rèn luyện thành công kỹ năng quản lý thời gian nhé. 

Khái niệm quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian được định nghĩa là quá trình lên danh sách các công việc phải làm. Lập kế hoạch hoàn thành với mốc thời gian nhất định. Và đảm bảo mọi việc sẽ được thực hiện theo đúng thời gian biểu, không trì trệ. 

Quản lý thời gian bắt đầu từ việc bạn xác định mục tiêu cuối cùng muốn hướng đến là gì? Tiếp theo sẽ xem xét và liệt kê từng công việc nhỏ để đạt được mục tiêu đó. 

Song song đó, bạn cần xác định thời lượng sẽ bỏ ra để hoàn thành từng công việc. Cuối cùng là giai đoạn viết ra kế hoạch thực hiện theo tháng, tuần và ngày để hạn chế tình trạng quá tải công việc. 

quản lý thời gian
Học cách sắp xếp hợp lý nếu muốn cải thiện hiệu quả công việc. 

Có thể chia nhỏ công việc tùy vào mục tiêu của bạn. Càng chi tiết thì càng dễ thực hiện, năng suất cũng được cải thiện. 

Quá trình này trước kia chỉ có ý nghĩa và được áp dụng nhiều trong các hoạt động kinh doanh. Sau đó đã được mở rộng và áp dụng bao gồm cả hoạt động cá nhân để hướng tới hiệu quả công việc cao nhất.

Các lý do phổ biến gây lãng phí thời gian

Dù quỹ thời gian của chúng ta có nhiều hơn 24 giờ mỗi ngày. Nhưng vẫn không biết cách sử dụng hiệu quả thì việc lãng phí thời gian là điều sớm muộn. 

Vấn đề không phải bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc. Mà là bạn có thể sử dụng hiệu quả được bao nhiêu phần trăm thời gian bạn có.

Dưới đây là một số tình huống phổ biến làm bạn khó kiểm soát được thời gian cá nhân của mình.

Bạn liên tục trì hoãn công việc

Bạn thường làm việc theo cảm xúc, có hứng thú mới làm. Hoặc đợi đến hạn gần chót mới bắt tay vào làm, không cần phải làm ngay. 

Điều này sẽ không có lợi cho bạn nếu không dự trù một khoảng trống cho các công việc đột xuất. Bạn sẽ liên tục bị “đuối nước” trong mớ việc chưa kịp xử lý, càng ngày càng chất đống.

Trì hoãn là nguyên nhân chính dẫn đến công việc luôn bị ứ đọng.

Bạn thuộc tuýp người cả nể, không dám từ chối

Có thể bạn không tự tin và không muốn làm những người xung quanh phật lòng. Bạn không muốn để người khác nhận xét là người không làm được việc. Hoặc là người khó gần, không giúp đỡ đồng nghiệp. 

Nếu bạn thường xuyên rơi vào tình huống này, việc bạn cần làm đó chính là đối diện và học cách từ chối. Những lần đầu có thể bạn sẽ ngại ngùng, nhưng sau đó bạn sẽ thấy làm vậy là tốt cho bản thân rất nhiều. 

Học cách từ chối cũng là một kỹ năng cần rèn luyện.

Bạn thường xuyên sử dụng điện thoại và làm các công việc vô nghĩa

Khi chúng ta bắt đầu một câu chuyện qua điện thoại, không đơn giản chỉ là nói 2 – 3 câu rồi ngưng. Mà sẽ có nhiều câu chuyện phát sinh cứ tiếp nối như vậy. Hầu hết chúng ta đều không kiểm soát được trong tình huống này và luôn bị cuốn theo. 

Đến khi nhận ra thì bạn đã vô tình bỏ phí một khoảng thời gian rất dài. Vậy bạn cần làm gì? Đó chính là chủ động cắt ngang câu chuyện nếu cảm thấy không còn quan trọng nữa. 

Chủ động từ chối khi đối tác muốn lái sang hướng khác. Tốt nhất bạn nên nói thẳng lý do bản thân còn nhiều việc quan trọng cần làm.

Nơi làm việc không ngăn nắp

Bình thường có thể vấn đề này không có gì nghiêm trọng. Nhưng đến lúc bạn cần đến tài liệu hoặc hồ sơ đó thì sẽ phải mất nhiều thời gian để tìm. Tình huống xấu hơn nữa nếu không tìm ra thì chẳng phải công việc chung lại tiếp tục bị trì trệ và ảnh hưởng hay sao?

Nơi làm việc gọn gàng giúp tâm lý bạn thoải mái hơn.

Bạn có kỹ năng giao tiếp kém

Giao tiếp kém cũng là nguyên nhân chính dẫn đến lãng phí thời gian. Đồng nghĩa bạn cũng không thể mở lời từ chối. Khó kiểm soát được thời gian nói chuyện với đồng nghiệp, khách hàng,… Đồng thời bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác. Hoặc kéo dài thời gian đi thẳng vào vấn đề chính.

Bạn có xu hướng theo sự “hoàn hảo”

Chủ nghĩa hoàn hảo là người luôn cảm thấy lo lắng bản thân mình không biết đã hoàn thành tốt công việc chưa? Vô tình tốn nhiều thời gian để làm các việc nhỏ, không quan trọng. Thậm chí có thể trì hoãn các việc lớn để chăm chút tỉ mỉ cho những việc lắc nhắc.

Hướng khắc phục tốt nhất bạn nên làm là kỹ lưỡng mọi thứ ngay từ đầu. Vừa làm vừa kiểm tra từng công đoạn một. Có như vậy sau khi hoàn thành bạn sẽ không cần kiểm tra lại từng khâu nhỏ lẻ nữa. Tiết kiệm cho bạn một lượng thời gian kha khá để làm các công việc khác.

Người theo chủ nghĩa “hoàn hảo” khó đạt được thành công. 

3 quy tắc nổi tiếng để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Hiện nay có nhiều kỹ năng, công cụ và nguyên tắc được ra đời để hỗ trợ con người rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn. Sau đây là 3 quy tắc nổi tiếng giúp bạn hạn chế tình trạng lãng phí thời gian với từng nhiệm vụ cụ thể.

Luật quản lý thời gian Parkinson

Nội dung luật Parkinson cho rằng nếu bạn cho thời gian hoàn thành một công việc càng dài. Vô hình công việc sẽ tự “nở” để lấp đầy khoảng thời gian dài đó. 

Ví dụ sếp giao cho bạn việc viết báo cáo, bạn nghĩ bản thân chỉ cần vài giờ đồng hồ là hoàn thành. Nhưng sếp không giao hạn vào ngày mai hay ngày mốt, mà là cuối tháng. Lúc này bạn sẽ có xu hướng chần chừ, không làm ngay. Thay vào đó bạn cứ làm các công việc khác và kết quả sát ngày deadline mới bắt đầu làm.

Làm chủ thời gian với định luật Parkinson.

Để thắng lại định luật Parkinson một cách hiệu quả. Bạn cần chủ động tạo áp lực thời gian cho mình. Chúng ta thường có tâm lý “bỏ quên” những đầu việc không có deadline. Nếu không có việc gì gấp, không nên xin gia hạn thời gian. Như vậy bạn sẽ tự giác cố gắng hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.

Đọc thêm: Multitask là gì? Vì sao GenZ nên ngừng tôn sùng văn hóa multitasking

Quy luật 80/20 (Pareto)

80/20 là nguyên tắc được phát triển dựa trên nghiên cứu của một nhà kinh tế học người Ý – Pareto. Về cơ bản, quy luật cho rằng: 20% input (đầu vào/hành động) sẽ tạo ra 80% output (đầu ra/kết quả/hậu quả).

Có nghĩa là bạn chỉ cần có 20% thời gian làm việc hiệu quả, bạn sẽ nhận đến 80% thành quả công việc. Cụ thể nếu bạn đang gặp vấn đề khó trong dự án hoặc muốn tìm ý tưởng mới,… 

Thay vì bạn cố gắng có được câu trả lời, thì bạn lại đi chơi, đi ngủ. Cứ như vậy, cho dù 1 tháng, 2 tháng hay lâu hơn bạn cũng không bao giờ hoàn thành được công việc.

Nếu bạn muốn cải thiện quỹ thời gian của mình. Hãy thử áp dụng định luật Pareto (80/20) bằng cách cố gắng giải quyết các đầu việc quan trọng chiếm 20% trước tiên. Để bản thân không bị rắc rối, phiền phức bởi 80% kết quả nhận được.

20% hiệu quả tác động đến 80% kết quả bạn nhận được.

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng thành công với một số mẹo hữu ích. Mỗi khi bạn lên kế hoạch cho các tháng, tuần và ngày sắp tới. Để quyết định được việc nào sẽ cần ưu tiên. Bạn nên tự hỏi: 20% công việc nào sẽ giúp bạn đạt được 80% thành quả. Sau khi có câu trả lời, bạn sẽ tập trung tối đa cho những đầu việc quan trọng nhất. Và giảm tần suất chú ý vào các việc thứ yếu.

Đọc thêm: ADHD là gì? Kẻ thù của sự tập trung

Lý thuyết Bốn lò lửa

Đúng theo tên gọi “Lý thuyết 4 lò lửa”, bạn hãy tưởng tượng cuộc sống của bạn có 4 bếp lò. Xoay quanh gia đình, sức khỏe, công việc và bạn bè. Lý thuyết 4 lò lửa cho rằng: nếu muốn thành công bạn phải tắt đi một lò, muốn trở nên xuất sắc bạn phải tắt đi 2 lò.

Có nghĩa là trong cuộc sống, bạn sẽ khó cân bằng được mọi thứ đồng thời cùng một lúc. Khó có thể vừa tập trung vào công việc mà vẫn có thời gian chăm sóc bản thân. Hoặc vừa chu toàn gia đình mà vẫn có thời gian cho bạn bè. 

Nếu bạn nghĩ rằng chỉ cần cố gắng thì đều có thể làm được. Bạn sẽ thấy chất lượng không tốt vì bị phân tâm quá nhiều. 

Cân bằng đồng thời giữa các mối quan hệ và công việc là điều không thể.

Do đó, thay vì tập trung đồng thời 4 lò lửa cùng một lúc. Tại sao bạn không thử sắp xếp thời gian và chọn ra một lò lửa tại thời điểm nhất định. Ví dụ khoảng thời gian tối là lúc bạn cần chăm lo gia đình và bản thân. Bạn nên chấp nhận công việc và bạn bè sẽ bị bỏ ngỏ. Hay ở công ty, bạn sẽ bật lò lửa công việc cháy nhất. Khi trở về nhà thì tạm thời tắt đi, bật các lò lửa còn lại.

Cách quản lý thời gian và đặt mục tiêu với phương pháp SMART

Có lúc nào bạn tự ngẫm nghĩ bản thân đã tốn rất nhiều thời gian, làm việc chăm chỉ nhưng kết quả công việc lại không cao? Từ đó bạn bắt đầu sinh ra cảm giác nghi ngờ năng lực chính bản thân. 

Đừng vội kết luận, tại sao bạn không thử áp dụng mô hình SMART vào cách sắp xếp thời gian và đặt mục tiêu công việc của mình?

SMART là phương pháp hiệu quả để đặt ra các mục tiêu cụ thể trong một thời gian nhất định. Đòi hỏi bạn phải suy nghĩ và liệt kê từng nhiệm vụ để thiết lập thành công. “S.M.A.R.T” cũng là đại diện cho 5 yếu tố quan trọng của các mục tiêu.

Xây dựng kế hoạch với phương pháp SMART.

Specific – Mục tiêu cụ thể

S = Specific = cụ thể. Đầu tiên, bạn cần xác định cụ thể các vấn đề liên quan đến công việc chính mà bản thân muốn đạt được. Khi bản thân hoàn thành từng mục tiêu nhỏ, bạn sẽ dễ dàng đạt được nhiệm vụ cuối cùng. 

Ví dụ bạn muốn sở hữu một cơ thể thon thả để mặc đồ tôn dáng hơn, đây sẽ là mục tiêu lớn của bạn. Để đạt được điều đó, bạn cần phải làm gì? Có thể là tập thể dục, có thể là ăn kiêng, hạn chế ăn đồ ngọt,… 

Tất cả đều hướng đến một vóc dáng đẹp, từng hành động sẽ là các mục tiêu nhỏ của bạn.

Measurable – Đo lường được

Yếu tố thứ 2 là M = Measurable = Đo lường. Hãy tự đặt ra thước đo để kiểm soát quá trình thực hiện từng mục tiêu cho đến khi đạt được mục đích cuối. 

Tiêu chuẩn đo lường có thể là chất lượng hoặc số lượng. Tốt nhất bạn nên lựa chọn đề ra số lượng cụ thể, sẽ dễ dàng đánh giá được bản thân đã thực hiện được bao nhiêu %.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là có vóc dáng đẹp, bạn đặt ra nhiệm vụ giảm 10kg. Dựa vào số đo hiện tại bạn sẽ dễ dàng đặt ra được mốc thời gian hoàn thành. 

Mặt khác mục tiêu chất lượng của bạn sẽ là “Tôi muốn mặc đầm 2 dây”. Qua đó bạn hoàn toàn có thể tính được để đạt được hiệu quả cuối cùng.

Achievable – Mục tiêu khả thi cao sẽ thực hiện được

A = Achievable = Mục tiêu khả thi. Tính chất này khá quan trọng trong quá trình bạn thực hiện mục tiêu. Cần đánh giá giới hạn và đảm bảo khả năng thực hiện thành công. Tránh tình trạng trở nên chán nản, mất thời gian mà không hiệu quả.

Bạn cần hiểu và biết giới hạn bản thân ở đâu để đặt mục tiêu và thời gian thực hiện sao cho hiệu quả. Không nên đặt các mục tiêu quá lớn, khó đạt được dẫn đến nhanh bỏ cuộc. 

Ví dụ trong tình huống giảm cân, bạn đề ra giảm 10kg Khi thực hiện tập thể dục mỗi ngày và thay đổi thực đơn thì mục tiêu này hoàn toàn có thể.

Nhưng nếu bạn đặt giảm 10kg trong vòng 2 tháng thì khả năng bỏ cuộc là rất cao, khó đạt được. Bạn nên ghi rõ từng ưu điểm và hạn chế khi bạn đánh giá mục tiêu. Điều này giúp bạn nhìn được bao quát những gì bản thân sẽ đối mặt. 

Relevant – Mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ chung

Trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần hỏi lại bản thân một lần nữa mục tiêu này có thật sự đáp ứng mong muốn của bạn không? Hay lại có mục tiêu khác quan trọng hơn. 

Đó chính là ý nghĩa chữ R = Relevant = Mục tiêu, liên quan đến nhiệm vụ chung. Từng mục tiêu nhỏ trong các giai đoạn đều phải “phục vụ” cho mục đích dài hạn.

Trở lại với nhiệm vụ có chiếc dáng đẹp, bạn có thể trở nên xinh đẹp hơn. Nhưng đổi lại bạn không được ăn uống thoải mái nữa. Bạn có thể hạn chế ăn những món nhiều vị ngọt được không? Nếu bạn sẵn sàng thực hiện thì bạn đã chọn đúng mục tiêu bản thân hướng đến.

Time bound – quản lý thời gian

Cuối cùng là yếu tố thời gian T = Time bound = quản lý thời gian. Bạn cần bao lâu để hoàn thành được mục tiêu chung cuối cùng? 

Ví dụ: Bạn muốn giảm 10kg trong 5 tháng. Có nghĩa mỗi tháng bạn phải giảm được tối thiểu 2 kg. Bạn cần làm gì để giảm 2kg? Đây chính là từng mục tiêu nhỏ mà bạn phải thực hiện. 

Bất kỳ mục tiêu nào cũng cần bạn lên kế hoạch và thời gian cụ thể để hoàn thành. Khi đặt ra định mức thời gian, bạn sẽ dễ có sự thúc đẩy bạn thân mau chóng bắt tay vào làm. Có sự sắp xếp phù hợp để đảm bảo mọi thứ theo đúng kế hoạch đề ra. Loại bỏ suy nghĩ “thời gian nào đó trong tương lai”.

Nếu không thiết lập, không có áp lực để hoàn thành mục tiêu, bạn sẽ thấy chán nản và khó đạt được đích đến hiệu quả. Cho dù bạn có cố gắng nhưng cũng sẽ bị cuốn vào sự hấp tấp, vội vã, không đạt chất lượng.

Dù bạn làm bất kỳ việc gì, trong tình huống nào. Bạn nên học cách đặt ra mục tiêu theo phương pháp SMART, từ đó định hướng được thời gian hoàn thành công việc sao cho hiệu quả nhất.

5 bước quản lý thời gian hiệu quả liên hệ bản thân

Quản lý thời gian hiệu quả luôn mang đến cho bạn những năng suất cao nhất. Có nhiều cách để quản lý thời gian, nhưng chung quy đều theo một quy trình gồm nhiều bước. Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp bạn từng bước quản lý thời gian cá nhân tốt hơn.

5 bước cơ bản giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian.

Bước 1: Liệt kê 7 mục tiêu quan trọng nhất của bản thân

Trước khi tiến hành thực hiện công việc nào, bạn cần hình dung ra từng mục tiêu chi tiết, rõ ràng để hướng đến điều bạn muốn đạt được. 

Bằng cách liệt kê tất cả mọi nhu cầu, mong muốn, chiến lược,…. Sau đó bạn chọn ra 10 mục tiêu có ý nghĩa nhất với bản thân và sắp xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần.

Bước tiếp theo bỏ tiếp đi 3 mục tiêu cuối cùng, vì nếu danh sách quá dài bạn sẽ khó tập trung và nhớ hết. Mục tiêu có thể diễn đạt bằng các con số cụ thể hoặc một kết quả. 

Viết ra danh sách gồm 10 mục tiêu lớn của bạn, sau đó lấy 7 mục đầu tiên sẽ là cái bạn cần thực hiện. 

Trong 7 mục tiêu còn lại, bạn có thể đặt ra 7 mục tiêu nhỏ. Từng chi tiết bạn sẽ càng hình dung được bản thân muốn gì và cố gắng hoàn thành.

Một mẹo nhỏ là nếu bạn tưởng tượng bạn có 7 cuộc sống để sống, bạn sẽ làm gì để cuộc sống mình có giá trị nhất? Hãy lấy 7 điều từ mỗi cuộc sống để làm thành “nấc thang” dẫn tới mục đích lớn nhất của bạn.

Bước 2: Ghi chép lại từ 5-7 công việc bạn cần hoàn thành mỗi ngày

Sau khi đặt ra mục tiêu SMART, bạn hãy lập kế hoạch với từng công việc cụ thể để thực hiện mỗi ngày. Bạn nên liệt kê từng mục đã hoàn thành theo mốc thời gian năm, tháng, tuần hoặc ngày. Càng chia nhỏ như vậy, bạn sẽ càng xác định được bản thân đã đi bao xa, đạt bao nhiêu % kế hoạch.

Việc ghi lại các công việc hoàn thành sẽ giúp bạn có động lực hơn để chinh phục mục tiêu. 

Tốt hơn hết, bạn nên vẽ sơ đồ công việc hàng ngày để biết cần ưu tiên việc gì cần làm ngay. Việc nào không gấp, không quan trọng. Tâm lý mọi người thường sẽ làm các việc dễ trước, việc khó dời lại sau. Nhưng thực tế việc khó càng để sau bạn càng nản, khó thực hiện. 

Người thường xuyên lập kế hoạch và viết cụ thể các công việc sẽ có cơ hội thành công nhiều hơn khi không có bất cứ hành động nào. Vì thế bạn nên tập thói quen viết ra các đề mục muốn hoàn thành vào bất cứ đâu mà bạn dễ nhìn thấy. 

Bước 3: Luôn đảm bảo từng công việc có sự tập trung và liên quan đến mục tiêu cuối cùng

Chúng ta chỉ nên thực hiện các công việc có liên quan đến mục tiêu cuối cùng. Chỉ viết ra các công việc quan trọng cần thực hiện. Không bị phân tâm và làm xáo trộn bởi những việc ngoài rìa khác. 

Bản thân bạn có thể nghĩ mình đã làm rất nhiều, nhưng sự thật nó lại làm chậm tiến độ của bạn. Luôn ưu tiên những nhiệm vụ thật sự quan trọng, đừng để các việc không cần thiết phá vỡ mục tiêu của bạn.

Bước 4: Sắp xếp công việc theo sự ưu tiên

Bạn cần phân biệt công việc nào cần hoàn thành ngay và việc nào có thể giải quyết sau. Tùy theo tính chất và mức độ quan trọng mà bạn sẽ phân chia khung thời gian cho hợp lý.

Cần sắp xếp các công việc theo độ quan trọng giảm dần.

Việc lên danh sách các nhiệm vụ cần làm chỉ có tác dụng khi bạn phân bổ thời gian phù hợp. Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành, theo đúng kế hoạch. Bạn sẽ cảm thấy có vui và có động lực hơn.

Thêm một ưu điểm trong chuyện phân chia thứ tự là bạn biết khi nào nên từ chối. Nếu bạn đang dồn sức để hoàn thành việc của mình. Cách rèn luyện mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện cho bạn khả năng ước lượng thời gian. 

Bước 5: Chỉnh sửa mục tiêu nếu không đạt hiệu quả

Nếu bạn nhận ra bản thân luôn làm các công việc giống nhau ngày qua ngày và cảm thấy buồn chán. Vô tình bạn sẽ có cảm giác mọi sự cố gắng của bạn đều vô nghĩa và năng suất không cao. Hãy dừng lại một tí và xem lại 7 mục tiêu của mình. 

Nếu có thể thay đổi thì nên thay đổi. Còn nếu không còn cách nào khác, bạn nên thay đổi cách nhìn nhận của bản thân. Xem xét lại và điều chỉnh cho phù hợp.

Các phần mềm quản lý thời gian miễn phí

Phần mềm quản lý thời gian giúp bạn thiết lập thời gian biểu chính xác, kiểm soát tốt các công việc cần làm. Điều này giúp tăng năng suất làm việc và đạt kết quả cao trong học tập. Dưới đây là 3 phần mềm miễn phí, cấu hình ổn định mà Sau Giờ Hành Chính muốn giới thiệu đến bạn.

Phần mềm học tập cho học sinh, sinh viên – Simple Mind

SimpleMind là một trong các ứng dụng hữu ích để ghi chép nội dung học tập. Thường được nhiều học sinh, sinh viên ưu tiên lựa chọn. Ứng dụng cho phép người dùng tổ chức và sắp xếp các công việc theo sơ đồ tư duy (mind map).

quản lý thời gian
Sơ đồ tư duy của phần mềm SimpleMind.

Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian ghi chép và dễ dàng ghi nhớ nội dung hơn. SimpleMind còn cho phép người dùng đính kèm các video, hình ảnh và tệp ghi âm. Và thiết lập bố cục theo sở thích cá nhân. Đặc biệt với phiên bản pro, bạn còn dễ dàng đồng bộ SimpleMind trên Google Drive, Dropbox.

Phần mềm theo dõi thời gian và năng suất – Desktime

Desktime là ứng dụng giúp nhiều freelancer hoặc các nhóm lớn có thể theo dõi dự án của mình. Thông qua các phân tích về thời gian và năng suất khi bạn thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào. Công cụ sẽ tự theo dõi thời gian của bạn khi bạn bắt đầu làm việc.

quản lý thời gian
Giao diện của DeskTime trên ứng dụng điện thoại.

Desktime sẽ xác định các đường dẫn và ứng dụng bạn sử dụng có hiệu quả không. Nếu bạn làm việc quá nhiều, nó còn tự tích hợp bộ hẹn giờ nhắc nhở bạn nghỉ ngơi. Không những thế, người dùng còn được Desktime gửi các phân tích mức độ hiệu quả và năng suất theo một ngày. Nó xác định các thói quen làm giảm kết quả công việc. 

Khi sử dụng Desktime, bạn có thể tăng năng suất làm việc đến 30%. Desktime hiện có mặt trên mọi nền tảng như Windows, Linux, MacOS, IOS, Android và hoàn toàn miễn phí với gói Lite. Và ít nhất $7 / tháng với gói pro.

Phần mềm ghi chú, tiết kiệm thời gian – Evernote

Ghi chú là một thói quen đã rất quen thuộc với chúng ta giúp lưu trữ lại nguồn kiến thức hoặc tiết kiệm thời gian hiệu quả. Ngay cả khi bạn là người rất ghét việc ghi chép, thì Evernote cũng sẽ khiến bạn suy nghĩ lại.

Ứng dụng ghi chú tốt nhất Evernote.

Evernote là một công cụ ghi chép bỏ túi rất tiện lợi. Nó cho phép bạn lưu trữ hoặc chia sẻ lên các trình duyệt web, có thể giảm thiểu văn bản.

Đặc biệt Evernote có thể lưu trữ các nội dung kỹ thuật số của bạn, như ảnh chụp, tệp ghi âm, giọng nói,…chỉ trong một nơi. Giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm những khi cần.

Bạn có thể sử dụng Evernote trên mọi giao diện, điện thoại hoặc máy tính với các hệ điều hành như Windows, iOS, Android. Phần mềm hoàn toàn miễn phí với gói Lite: 600,000 VND / tháng dành cho gói Premium và 250,000 VND / tháng dành cho gói Business.

Tham khảo 10 website uy tín tìm việc làm cho freelancer

3 quyển sách quản lý thời gian hay nên đọc ít nhất một lần

Dưới đây là 3 quyển sách quản lý thời gian hay, Sau Giờ Hành Chính muốn gợi ý đến bạn. Hỗ trợ bạn sử dụng hiệu quả thời gian của mình hơn. Đồng thời hướng dẫn mọi người một số phương pháp kiểm soát thời gian và công việc mỗi ngày.

Người Thành Công Không Bao Giờ Trì Hoãn – Tác giả Kevin Kruse

Có thể bạn đã biết. Trì hoãn là “tâm bệnh” mà ai cũng từng mắc phải. Nó tạo thành thói quen khiến chúng ta luôn trì trệ mọi thứ. Và câu cửa cửa miệng sẽ là “mai, mai nữa”. Bạn biết rằng công việc đó trước sau gì cũng phải làm. Nhưng bạn lại chọn con đường “nước đến chân mới nhảy”.

Điều bạn cần làm đó là dừng thói quen này lại. Dành thời gian để suy nghĩ về các mục tiêu lớn của mình. Đồng thời xác định nên ưu tiên nhiệm vụ nào trước. Nếu bạn vẫn còn bối rối và không biết nên làm thế nào. Thì hãy đọc qua cuốn sách “Người Thành Công Không Bao Giờ Trì Hoãn”.

Tác giả Kevin Kruse sẽ giúp bạn hiểu được giá trị của thời gian. Một trong những bí quyết làm nên thành công của những người giàu.

Tác phẩm nổi tiếng của Kevin Kruse.

Thuật quản lý thời gian – Tác giả Brian Tracy

Khả năng quản lý thời gian tốt sẽ quyết định sự thành công của bạn. Càng tận dụng được tối đa thời gian, bạn càng có nhiều cơ hội đạt kết quả cao. Brian Tracy đã dẫn chứng 21 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà ông áp dụng vào các chiến lược kinh doanh của mình.

Qua cuốn sách “Thuật quản lý thời gian”, bạn sẽ biết vì sao những người thành công luôn đạt được hiệu suất cao trong công việc. Và hoàn thành tốt các mục tiêu mà họ đề ra. Một số kỹ năng tiêu biểu mà Brian Tracy muốn truyền tải đến mọi người có thể kể đến như:

  • Dành nhiều thời gian cho các việc quan trọng.
  • Không ôm hết việc vào người. Nếu cảm thấy không cần thiết có thể ủy quyền cho người khác hoặc nói từ chối.
  • Nói không với sự trì hoãn.
  • Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên và thực hiện.

Ngay bây giờ hoặc không bao giờ – Tác giả J. S. Scott

Nếu bạn là một người luôn bị trì trệ công việc, nhất định bạn phải đọc qua quyển sách này. J.S. Scott đã dẫn chứng được các lý do khiến con người luôn trì hoãn và đề ra cách giải quyết cụ thể từng lĩnh vực trong cuộc sống hằng ngày. Từ vấn đề chăm sóc bản thân, các mối quan hệ,…

Tất cả phương pháp ông đưa ra đều có sự đầu tư chi tiết, không khái quát. Mọi thứ chỉ xoay quanh 2 chữ “hành động” – đó chính là ưu điểm lớn nhất trong tác phẩm.

quản lý thời gian
Hành động ngay bây giờ, hoặc không bao giờ.

Kết luận

Để quản lý thời gian có hiệu quả, chúng ta cần nhận thức được tầm quan trọng của thời gian. Chủ động kiểm tra và xem xét các nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Lập kế hoạch kiểm soát lượng thời gian cá nhân của mình. 

Bên cạnh đó, cũng cần duy trì sự hài hòa giữa các mục đích lớn nhỏ, thứ tự ưu tiên khi thực hiện. Napoleon Hill đã từng nói “If you can’t do a great things, do small things in a great way” (nếu bạn không thực hiện được những điều lớn lao, thì hãy làm tốt từ những việc nhỏ nhất). 

Công việc chung quy cũng là công cụ để phục vụ cho con người. Đây mới chính là mục đích cuối cùng của quản lý thời gian.

Chia sẻ ngay

Shares

Trả lời

Shares